Digitale Prozesse – 5 spannende Dinge über Sebastian
Wer bin ich Seite? Sebastian - Mit WirliebenHandwerk.digital habe ich gestartet um digitale Prozesse für das Handwerk & den Bau zu erklären
Digitale Prozesse – einfach gemeinsam gestalten
Betriebliche Abläufe, wiederkehrende Aufgaben, Automatisierung, Digitalisierung, Schnittstellen und Softwareunterstützung sind für mich keine Fremdwörter, sondern Teil meines beruflichen Alltags. Während meiner Arbeitszeit beschäftige ich mich mit dem Wissensaustausch und der Wissensvermittlung in Online- und Vor-Ort-Schulungen für Handwerksbetriebe und deren Teams.
Ich bin davon überzeugt, dass es wichtig ist, betriebliche Abläufe zu verschriftlichen und in firmeninternen Wissensdatenbanken abzulegen. Neben den Texten kommen natürlich auch Videos hinzu, denn das, was du in deinem Gewerk täglich leistest, mit deinem Team sind ja nicht nur „Ja oder Nein“ Vorgänge, sondern oftmals auch wirkliche Herzensprojekte. Aber auch, weil in Zukunft zeitlich flexibel gearbeitet werden muss, sind hier Anleitungsvideos ein wirksames Mittel, um junge Menschen zu arbeitsfähigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu machen und diesen eine Anlaufstelle zu bieten.
Aus betrieblichen Abläufen entstehen digitale Prozesse und diese sind im Handwerksbetrieb so relevant und bestimmend, dass es in jeder Podcast-Episode immer um einen Prozess dreht. Mit dokumentierten, durchdachten und überprüften Prozessen wird die Qualität der Arbeit verbessert, da das Wissen transparent und jederzeit verfügbar ist. Außerdem wird die Einarbeitung neuer Teammitglieder oder die Vertretung von Kolleg/innen erleichtert. Das hilft uns allen, die vom Unternehmen geforderte Qualität zu liefern.
Ich lerne jeden Tag etwas Neues und muss mich weiterentwickeln. In den Unternehmen, in denen ich arbeite, ist mir eine offene Einstellung sehr wichtig. Weitblick, Einfühlungsvermögen und Vertrauen sind nicht nur Worte, sondern Unternehmensleitlinien, die ich mir wünsche und die mir besonders wichtig sind. Regelmäßige Feedbackgespräche, der Austausch im gesamten Team auf Augenhöhe, Weiterbildungsangebote und weitere Mitarbeiterbenefits sind heute üblich, haben für mich persönlich aber keinen monetären Ansatz, sondern unterstützen mich in meiner Entwicklung und meinem Handeln.
Aber auch auf Messen und anderen Veranstaltungen bin ich regelmäßig anzutreffen, ob als Gast, Speaker oder Mitarbeiter spielt für mich keine Rolle, denn Netzwerken kann man immer und zu jeder Zeit.
Und so bin ich natürlich auch auf diversen sozialen Kanälen erreichbar. Wenn du also Hilfe brauchst oder Fragen hast – schreibe mir eine E-Mail oder folge mir auf LinkedIn oder Instagram.
Damit du dich schnell und einfach zurecht findest schau dir die Übersicht unter „Der optimale Prozess im Handwerk“ an. Hier habe ich alle Podcasts und Blogbeiträge in den Prozess sortiert.
Digitale Prozesse
Ich denke, du verstehst, was ich mit diesem Schaubild zeigen möchte?
Der Mensch steht im Mittelpunkt allen Handelns. Weder können wir ein Unternehmen ohne Menschen führen, noch können wir die Aufgaben, die sich uns als Unternehmer und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stellen, immer alleine lösen.
Alles ist ein Prozess – im besten Fall sind es digitale Prozesse!
Warum ich das Thema digitale Prozesse liebe und umsetze:
Alles, was wir in unserem Berufsalltag tun, ist ein Prozess. Von der Akquise neuer Kunden bis zur Archivierung abgeschlossener Projekte – jeder Schritt ist entscheidend. Diese Überzeugung ist der Schlüssel zu meiner Begeisterung für digitale Prozesse. Aber warum sind sie so wichtig?
Digitale Prozesse sind der Schlüssel zu Effizienz und Effektivität in jedem Unternehmen. Sie ermöglichen die Automatisierung von Aufgaben, die Zeit und Ressourcen sparen. So können wir uns auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren, wie die strategische Führung und Entwicklung unseres Unternehmens. In meiner Tätigkeit als Unternehmer und Podcaster versuche ich, dieses Prinzip so anschaulich wie möglich zu vermitteln.
Eine Podcast-Episode, ein Blog-Beitrag oder andere Informationsquellen können wertvolle Einblicke und Inspirationen liefern, aber sie können nicht den individuellen Prozess eines Unternehmens definieren. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Besonderheiten, jede Branche ihre eigenen Anforderungen und jeder Unternehmer eine einzigartige Persönlichkeit. Deshalb ist es wichtig, dass du dir Gedanken darüber machst, wie du dein Unternehmen führen und leiten möchtest.
Ich sehe diese Website als Sparringspartner und Anlaufstelle für Unterstützung. Wir können Ideen und Best Practices austauschen, aber letztendlich liegt die Umsetzung in deinen Händen. Das Schöne an digitalen Prozessen ist, dass sie an die Bedürfnisse und Ziele deines Unternehmens angepasst werden können.
In diesem Sinne würde ich gerne mehr von dir erfahren. Welche konkreten digitalen Prozesse hast du bereits erfolgreich umgesetzt und welche Herausforderungen möchtest du angehen? Gibt es konkrete Beispiele oder Projekte, über die du sprechen möchtest? Lass uns gerne tiefer zu diesen spannende Themen austauschen.
Berufliche Vergangenheit
Berufliche Vergangenheit
Vergangenheit
Ausbildung & Weiterbildung und erste digitale Prozesse
Lange ist es her, von 1999 bis 2002 habe ich Großhandelskaufmann bei der Dolezych GmbH & Co. KG in Dortmund gelernt und dort die Abläufe kennengelernt. Mit einer Produktion in Polen haben wir wöchentlich Material per LKW in die Produktion geschickt und die gefertigten Produkte wieder zurückbekommen. Prozesse, Zollabwicklung und Lagerhaltung gingen hier schon Hand in Hand.
Zwischen 2011 und 2012 habe ich dann den Handelsfachwirt (IHK) gemacht. Neben der Handelslogistik habe ich mich hier besonders für Kommunikation und Kooperation interessiert.
Kreditvermittlung in Dortmund ohne digitale Prozesse
Von Ende 2012 bis Mitte 2015 hatte ich dann die Möglichkeit, etwas anderes kennenzulernen. Im Nachhinein betrachtet war es eine interessante Erfahrung und es waren wieder Prozesse, die mich beruflich beschäftigen sollten. In der Vermittlung von Privatkrediten und Umschuldungen bis 500.000 Euro war ein klarer Prozess einfach das A und O, um hier Ergebnisse liefern zu können.
Handwerksbetrieb und Generalunternehmer vor Ort
Aus meiner Familie kannte ich natürlich diverse Handwerksberufe – Maler, Fliesenleger und andere Gewerke habe ich als Kind immer wieder gesehen. Auch wer ein Haus baut, kennt diverse Gewerke, die notwendig sind, um ein Haus bezugsfertig zu machen.
Von Ende 2016 bis Anfang 2019 habe ich dann beim Malerbetrieb Krusen gearbeitet. Hier habe ich mich neben dem allgemeinen Tagesgeschäft mit Auftragsabwicklung und Nachträgen auch um die Digitalisierung gekümmert. Digitales Bautagebuch über Microsoft OneNote, Evernote, digitale Zeiterfassung wurden eingeführt, um die Weichen für die Zukunft zu stellen.
Consulting und das erste Mal remote arbeiten
Anfang 2019 bin ich dann mit meinem Freund und Mentor André Nünninghoff in die Paperless GmbH gewechselt. Branchenübergreifend haben wir hier gemeinsam Steuerberatungskanzleien, Handwerksbetriebe und andere Unternehmen analysiert und entsprechende Handlungsempfehlungen erarbeitet, wie sich die Unternehmen digital aufstellen sollten. Dazu kamen Soft- und Hardwareempfehlungen und erste Schulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Beratungskunden.
Consulting, wie es heute heißt, ist nicht immer einfach. Wechselnde Kunden, unterschiedliche Anforderungen und Projekte über mehrere Monate zeigten, wie wichtig Aufgabenmanagement ist. Die Lernkurve immer steil nach oben – gefühlt gab es täglich etwas Neues zu lernen oder zu einem Gesamtbild zusammenzusetzen. Beim Paperless Pioneers Podcast bin ich zum ersten Mal mit dem Thema Podcast in Berührung gekommen. Die Postproduktion ist unstrukturiert nicht zu bewältigen, aber es macht super viel Spaß, den vielen unterschiedlichen Menschen bei ihrer Leidenschaft zuzuhören. Der Podcast begleitet mich, wie man auf der Website sehen kann, bis heute und ist ein Teil meines Lebens geworden.
Zurück im Handwerk hybrid arbeiten
Ende 2019 bin ich dann zu einem Kunden gewechselt, da sich manche Projekte nicht einfach aus der Ferne umsetzen lassen. Zurück im Handwerk bei der Liota Bau & Verwaltungs GmbH haben wir dann Digitalisierungsschritte und Prozesse umgesetzt, die ich bei der Paperless GmbH erarbeitet hatte. Dazu war es notwendig, den neu gegründeten Handwerksbetrieb mit den Schwerpunkten Rohbau und Trockenbau Schritt für Schritt aufzubauen. Prozesse im Büro, digitale Baustellendokumentation, digitale Buchhaltung und weitere Anforderungen haben wir umgesetzt und eingeführt.
Im Juni 2020 habe ich dann meinen WirliebenHandwerk.digital Podcast gestartet.
Software, Prozesse, Digitalisierung – Jackpot und dazu 100% remote arbeiten
Ab September 2020 werde ich meine Energie, mein Prozess- und Digitalisierungswissen in die Cloud-Handwerkersoftware openHandwerk investieren.
Was für eine tolle gemeinsame Zeit mit dir Martin und unserem Team!
Gründer und Inhaber Martin Urbanek hat mir das Mindset, Multiplikatoren über Schnittstellen, Kooperationen und Partner zu nutzen, noch einmal in ein anderes Licht gerückt. Mit seinem unermüdlichen Einsatz hat er mir gezeigt, was man gemeinsam erreichen kann, wenn man unterschiedliche Informationen und Menschen an einen Tisch bringt und welche Möglichkeiten sich daraus ergeben.
In einem Start-up entwickeln sich täglich neue Dinge, auf die man sich einstellen muss. Vom Support und Produktmanagement bis hin zum Bildungsbereich.
Jeden Tag etwas Neues lesen und lernen. Corona hat das Ganze noch verstärkt – Online-Schulungen waren an der Tagesordnung. Videocalls, Telefonate, E-Mails – die Handwerker brauchten Hilfe und so haben wir uns Tag für Tag mit aller Kraft darum gekümmert, hier gemeinsam Erfolge zu feiern.
Neben Schnittstellenbeschreibungen wie Zapier, Buchhaltungssoftware oder E-Rechnung von ZUGFeRD und X-Rechnung hin zur EN 16931 in 2025, Datanorm, IDS, Open Master Data, GAEB, Kommunikationsdefizite zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer oder auch zu Dienstleistern haben hier gezeigt, was gute Prozesse leisten können und wie überlebenswichtig Wissensmanagement in Unternehmen wirklich ist. Aus all diesen unterschiedlichen Bereichen sind Kollegen, Netzwerkpartner, soziale Kontakte und auch Freundschaften entstanden, auf die ich sehr stolz bin. Diese Menschen helfen mir, Wissenslücken zu schließen oder anderen zu helfen.
Baumann Steuerberatungsgesellschaft – hybrid arbeiten
Digitale Prozesse und Steuerberaterkanzleien fühlen sich im Jahr 2023 irgendwie richtig an und sind auch absolut notwendig… ABER…
In der Datev zertifizierten Steuerberatungskanzlei Baumann Steuerberatungsgesellschaft habe ich hier die Kanzleileitung beim Aufbau des internen Wissenswikis unterstützt. Die Visualisierung aller Prozesse war dabei der Anfang, um hier Arbeitsabläufe und Arbeitsanweisungen formulieren zu können, die dann eine Zuordnung zu den Teammitgliedern und Vertretungsregelungen erhielten. Dabei haben wir uns auf die Prozesse beschränkt, die nichts mit der Arbeit in Datev selbst zu tun haben.
Nun wird man sich fragen, was kann man so lange aufschreiben? Nun, es beginnt mit der Mandantenakquise, dem Onboarding und endet dann gegebenenfalls mit dem Mandanten Offboarding nach Beendigung des Mandats. Dazu gibt es viele Prozesse, auch als Unternehmen. Telefondienste, Urlaubsvertretungen, Soft- und Hardwareschulungen standen auf meiner Aufgabenliste. Die Büroarbeiten einer Kanzlei, insbesondere auch gegenüber dem Finanzamt und für die Mandanten, sind schon sehr umfangreich und zeitintensiv. Dazu bedarf es klarer Prozesse und Vorgaben, wenn es um neue Teammitglieder geht. Denn auch hier muss eine moderne Kanzlei viel Zeit und Mühe aufwenden, um geeignetes Personal zu finden und einstellen zu können. Onboarding und Fortbildungspflicht in diesem Berufsbild tun ihr Übriges. Aber auch andere allgemeingültige kaufmännische Themen haben wir nachhaltig erfasst und verbessert, sodass diese jetzt in kürzerer Zeit erledigt werden können, da sie mit Soft- und Hardwareunterstützung besser umgesetzt werden können.
Hero Software und endlich wieder zurück im Handwerk
Am meisten vermisst habe ich in meiner Zeit bei der Steuerberatungskanzlei den Kontakt zum Handwerk. Meine neuen Aufgaben hier bei Hero ab Januar 2024 sind sehr abwechslungsreich, treffen aber vieles von dem, was du bisher über mich gelesen hast.
Angefangen von Online- und Vor-Ort-Schulungen für Kunden, triffst du mich auf Veranstaltungen und Messen. Ich verbinde nun mein Netzwerk mit meinem Hobby und meinem Netzwerk. Ich schreibe FAQ-Artikel und Wissensbeiträge nebenher und helfe den Kunden von Hero hier ein besseres Verständnis für Prozesse zu bekommen. Die Hero Community ist hierbei eine tolle Anlaufstelle für alle die sich verbessern wollen.
Wenn du noch Fragen hast, dann schrieb mir eine E-Mail.